組織サーベイはなぜ重要なのか？ 組織の風通しを良くするだけではない重要性と具体的なやり方まで解説

組織サーベイは、企業や団体がその内部状況を把握し、改善点を見つけるための重要なツールです。別の言葉で表すならば組織の健康診断と言えます。この組織サーベイを導入する企業が現代では非常に多くなってきています。

なぜ組織サーベイがこれほどまでに重要視されて、大手企業などもこぞって導入しているのか疑問を持つ方が多いはずです。そもそも組織サーベイは中小企業や、小さな規模の会社に必要なのか、と疑問を持つ人が多いはずです。なぜなら組織サーベイは多くの従業員を抱える大手企業がやるべきものと考えられているからです。​​​​​​
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しかしこの組織サーベイは、組織の規模にも関わらず継続して行えるようにするべき大切なサーベイです。本記事では、組織サーベイの基本的な概念から、具体的な活用方法、メリットとデメリットを詳しく説明し、その重要性についてまとめます。

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＜目次＞

組織サーベイとは？

組織サーベイ（Organizational Survey）とは、企業や団体がその内部の現状や従業員満足度を測定するために行われる調査です。一般的には、質問形式で行われ、従業員の職場環境に対する意見や感想、満足度を集めることが主な目的です。

具体的には、アンケート形式で従業員に対して様々な質問を投げかけます。質問内容の例は、「現在の仕事に満足しているか」、「職場のコミュニケーションは円滑か」、「経営層のビジョンに共感しているか」など、多岐に渡ります。これにより、経営層はどの部分に問題があるのか、改善が必要な箇所がどこにあるのかを明確に把握することができます。

また、組織サーベイは多くの場合、定期的に行われることが推奨されています。年に一度や半年に一度など、その組織の課題や状況によって頻度は変化しますが、定期的にサーベイを実施することで、時間の経過による変化や改善の効果も確認できます。

組織サーベイの目的と重要性

組織サーベイの主な目的は、企業の現状を多角的に評価し、改善点を見つけることです。従業員のモチベーションやエンゲージメントの向上、業務効率の改善、コミュニケーションの活性化など、多くの点でその効果が期待されます。

具体的には、従業員の意見を集めることで、彼らが感じているストレスや不満、課題を発見できます。例えば、「仕事の負担が大きすぎる」、「上司の指示が分かりづらい」、「キャリアアップの機会が少ない」といった具体的な問題が明らかになることがあります。これらの情報を基に、経営層は問題解決のための具体的な措置を講じることができます。

さらに、組織サーベイは従業員のエンゲージメント向上にも寄与します。サーベイを通じて従業員の声を聞くことで、彼らは「自分たちの意見が重視されている」と感じ、会社への信頼感や忠誠心が高まります。これにより、従業員のモチベーションも向上し、業務の効率化や生産性向上が期待できます。

近年の働き方改革やリモートワークの増加により、企業の働き方は大きく変化しています。従来のオフィス勤務からリモートワークへとシフトする中で、従業員の働きやすさやモチベーションを把握することが非常に重要になっています。組織サーベイは、このような変化に対応するための有効な手段とされています。

リモートワークの普及により、従業員同士のコミュニケーションが希薄になりがちです。組織サーベイを通じて、リモート環境でも従業員がどのように感じているのか、どのような問題があるのかを把握することができます。例えば、「リモートワークによる孤独感」や「業務連絡の遅延」といった課題が明らかになることがあります。

変化する働き方に対応するためには、従業員の声を聞くための組織サーベイが欠かせません。組織サーベイを通じて集めたデータを基に、柔軟な働き方を支えるための施策を講じることが求められます。

リモートワークの例もありますが、テクノロジーの進化と変化、応用によって組織状態の見える化が重要になってしまいました。組織サーベイは組織の健康診断であり、俯瞰して組織を見渡すことです。従業員の声をデータ化することによって客観的に従業員のマネジメントを可能にします。

組織サーベイの具体的な方法と手順

組織サーベイは一般的にオンラインで実施され、多くの企業は専用の組織サーベイツールやソフトウェアを利用しています。これにより、データの収集と分析が効率的に行えます。以下の手順に従って組織サーベイを行うことをオススメします。

1.組織サーベイの目的を明確にする

組織サーベイを行う前に、まずはその目的を明確にしましょう。具体的にどのような情報を収集したいのか、収集した情報をどのように活用するのかを定義します。目的がはっきりしていると、サーベイ全体が焦点を絞った内容になります。

例えば、従業員の満足度向上を目指す場合と、業務効率改善を目標とする場合では、重視すべき質問項目やアプローチが異なります。前者では、職場環境や福利厚生についての質問が中心となりますが、後者では業務プロセスやツールの使用感などが焦点となります。

また、サーベイの目的を従業員に共有することも重要です。目的を説明することで、従業員は自分たちの意見がどのように役立つのかを理解でき、協力しやすくなります。目的が明確であれば、結果をどのように活用するかも見えてくるため、効果的な改善策を導き出すことが可能です。

2.質問の設計と選定

次に、サーベイに含める質問を設計します。質問の設計は非常に重要で、質問が適切でなければ得られるデータも有用ではありません。まずは、アンケートの長さを考慮しましょう。長すぎると途中で回答を放棄する可能性が高くなるため、適度な長さにする必要があります。

質問の形式にはいくつかの種類があります。「多肢選択」や「Likert スケール」（例えば、1から5で評価する）など、定量的なデータを収集できる質問は、集計しやすく分析にも適しています。また、自由記述形式の質問も取り入れることで、定量データでは把握しきれない詳細なフィードバックを得ることができます。

さらに、質問の順番も重要です。一般的には、簡単な質問から始めて徐々に具体的な質問に移ると良いです。この方法は、回答者がスムーズに答えやすくなるだけでなく、途中で回答を投げ出さないための工夫でもあります。質問項目がバランス良く、かつ目的に沿ったものになるよう心がけましょう。

3.アンケートの実施

質問が整ったら、次はアンケートの実施です。実施方法にはオンライン形式と紙形式がありますが、最近ではオンラインツールを用いることが一般的です。オンラインツールを使うと、データの収集と分析が容易になり、回答者にも手間を感じさせません。

アンケート実施前に、全従業員に対して告知を行います。ここで大切なのは、あらかじめ全従業員にもサーベイの目的と重要性、そして回答が匿名であることを強調することです。これにより、従業員は安心して本音を回答することができます。例えば、電子メールや社内コミュニケーションツールを使って告知を行うと効果的です。

また、回答期限を設定し、適度なリマインダーを送ることで、回答率を向上させる工夫を講じることも重要です。アンケート実施期間中に、従業員が質問や懸念を持った場合に対応できる窓口を設けることもおすすめします。

4.データの分析と報告

アンケートが終了したら、次にデータを分析します。まずは、基本的な集計作業を行います。多肢選択やLikert スケールの質問の結果を集計し、各選択肢の割合や平均値、分布を確認します。この作業により、全体的な傾向やパターンをつかむことができます。

分析方法には、単純な集計だけでなく、クロス集計や因子分析、回帰分析などの高度な手法も取り入れることが有効です。例えば、部門別や勤続年数別に分けてクロス集計を行うことで、特定のグループに特有の問題点やニーズを明らかにすることができます。また、自由記述の回答については、テキストマイニングなどを活用して主要なテーマや感情の傾向を把握すると良いでしょう。

結果を報告する際には、透明性を持って行うことが大切です。従業員に対して、サーベイの結果とそれに基づく分析を共有し、具体的な改善策を説明します。この報告は、従業員の信頼を得るだけでなく、次回以降のサーベイにおいてもより高い協力を得るための基盤となります。

5.フォローアップと改善策の実施

サーベイの結果をもとに、改善策を実行に移します。サーベイ結果の分析を基に、具体的なアクションプランを作成し、その実行を担う担当者を明確にします。アクションプランには、具体的な施策とその実施期限、評価指標を含めると良いでしょう。

例えば、従業員からのフィードバックで「コミュニケーション不足」が問題として浮上した場合、定期的なミーティングの開催や、社内SNSの活用を促進するなどの具体的な改善策を取り入れます。また、改善策を実行する際には、実施前後の状況を比較するためのベースラインを設けると、効果測定が容易になります。

実行後は、定期的に進捗をモニタリングし、必要に応じて改善策を見直すことが求められます。さらに、従業員に対して改善策の進捗状況や成果を報告することで、継続的な協力を得やすくなります。最終的には、再度サーベイを実施し、改善策の効果を検証します。これにより、継続的な改善サイクルを確立し、組織の健全性を保つことができます。

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組織サーベイのメリットとデメリット

組織サーベイは従業員の意見や感情を収集し、企業の働き方を改善するための強力なツールです。しかし、正しく活用しないと逆効果になることもあります。組織サーベイを導入する前に、具体的なメリットとデメリットを知っておきましょう。

組織サーベイのメリット１/従業員の声を聞けること

組織サーベイの最大のメリットは、従業員の声を直接聞ける点です。これにより、経営陣は現場の実態をリアルタイムで把握し、迅速かつ適切な対応が可能となります。従業員が感じている具体的な課題や改善点を直接知ることができるため、対策を講じやすくなります。

さらに、従業員の意見を取り入れることで、従業員自身が組織の一員として尊重されていると感じ、モチベーションが向上します。こうしたフィードバックは、組織の健全な発展に欠かせない要素です。

また、組織サーベイの結果は、長期的な戦略立案にも役立ちます。データを分析することで、傾向やパターンを見つけ出し、持続的な改善策を実施することができます。これにより、組織としての競争力が強化されるでしょう。

組織サーベイのメリット２/見えない課題の発見

組織サーベイを行うことで、普段は表面化しない隠れた課題を発見できることがあります。例として、特定の部署だけで発生する問題や、一部の従業員が抱えるストレスや不満などがあります。これらは通常、日常の業務の中では見過ごされやすいものです。

このようなサーベイによって得られる洞察は、問題の根本原因を特定し、効果的な対策を講じるための貴重な情報となります。また、従業員が安心して意見を表現できるような環境を整えることにより、組織全体のコミュニケーションが円滑になり、業務効率の向上につながります。

さらに、見えない課題を早期に発見できることで、潜在的なリスクを回避することが可能になります。これにより、組織の健全性と持続可能性を高めることができます。

組織サーベイのメリット３/組織文化の改善

適切に実施された組織サーベイは、企業文化の改善にも大いに役立ちます。従業員の意見が反映されることで、組織全体に透明性が生まれます。透明性が増すことで、従業員と経営陣の信頼関係が強化され、お互いのコミュニケーションが円滑になります。

また、定期的なサーベイの実施は、企業が従業員の成長や幸福に関心を持っていることを示す重要な手段となります。これにより、従業員の満足度が向上し、結果として離職率の低下や生産性の向上にもつながります。

企業文化の改善は、単なるリソースの無駄遣いではなく、長期的な視点で見れば非常に価値のある投資です。従業員が働きやすい環境を整備することで、彼らのパフォーマンスが最大化され、企業全体の成長を促進します。

一方、組織サーベイにはデメリットも存在します。

組織サーベイのデメリット１/従業員への負担

まず、従業員が正直に回答しない場合、結果が信頼できない可能性がある点です。従業員が報復を恐れる場合、または不満を直接表現することに抵抗がある場合、サーベイの結果が偏ることがあります。

また、サーベイを実施すること自体がプレッシャーとなり、従業員のストレスが増えることも考えられます。特に質問が多かったり、頻繁に行われる場合、サーベイ疲れを引き起こし、本来の目的が失われる危険性があります。

さらに、サーベイの結果を無視したり、適切な対策を講じなかった場合、逆効果になることもあります。従業員は自分たちの意見が軽視されていると感じ、不満が増大してしまう可能性があります。これにより、組織の信頼関係が損なわれるリスクが生じます。

組織サーベイのデメリット２/データの適切な活用が重要

組織サーベイの成果を最大化するためには、収集したデータを適切に活用することが不可欠です。まず、データ分析のスキルと経験が求められます。サーベイ結果を単なる数字として見るのではなく、その背後にある意味を理解し、具体的なアクションプランを立てることが重要です。

また、サーベイ結果を従業員にフィードバックすることも欠かせません。結果を透明に公開し、どのような対策を講じたかを共有することで、従業員の信頼を得ることができます。これにより、従業員は自分たちの意見が組織の改善に役立っていることを実感し、エンゲージメントが向上します。

そして、定期的にサーベイを実施し、その都度改善策を講じることが必要です。一度のサーベイで全ての課題を解決することは難しいため、継続的な取り組みが求められます。こうしたプロセスを繰り返すことで、組織全体の健全性を保つことができます。

組織サーベイの効果を最大化するために

組織サーベイの効果を最大化するためには、いくつかのポイントに留意することが重要です。上記の組織サーベイの具体的な手順で解説してましたが、まず、サーベイの目的や意図を明確にし、従業員に十分説明することが必要です。これにより、従業員はサーベイの重要性を理解し、真剣に答える意欲が高まります。従業員の回答率が低くなることを防ぐこと、組織に忖度して信憑性の低い回答をさせないようにするためには非常に大事です。

また、サーベイを決められた期間ごとに実施することも重要です。年に一度や半年に一度のペースで行うことで、変化のトレンドを把握しやすくなります。結果を基に、具体的な改善策を講じ、その効果を次回のサーベイで確認するというサイクルを回すことが求められます。ある程度サイクルが決まることで、組織サーベイによってPDCAを回すことができます。その繰り返しがエンゲージメントの向上や重要員満足度の向上に繋がり、結果的には顧客満足度も上がり、組織の利益に大きく寄与します。

さらに、サーベイ結果を従業員にフィードバックすることも忘れてはいけません。サーベイ後に改善策を実施した場合、その結果や進捗を従業員に伝えることで、彼らの意見が実際に反映されていることを実感させることができます。これにより、今後のサーベイに対する信頼感が向上し、回答率やデータの信頼性も高まります。

組織サーベイのまとめ

組織サーベイは、企業の内部状況を客観的に把握し、改善点を明確にするための非常に有効なツールです。適切に実施すれば、従業員の満足度やエンゲージメントの向上にも繋がります。従業員満足度はそのまま顧客満足度の向上にも繋がります。結果的には大きく組織の利益に貢献するので、組織サーベイを導入する価値は大いにあります。

しかしデメリットとして、その実施には時間やコストがかかるため、計画的かつ慎重に取り組むことが求められます。そのデメリットを解決するために、組織サーベイ自体を外注したり、ツールを購入する企業が多いです。自社にとって適切な組織サーベイを見つけることも大きなカギとなります。

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