従業員サーベイとは 組織サーベイの中で重視すべきツールである理由まで徹底解説します
組織サーベイは様々な種類があり、混乱している方も多いはずです。そのため、まず第一に導入すべき、組織サーベイの一種である従業員サーベイをご紹介します。
このVUCAと呼ばれる時代において、転職や離職が当たり前になっています。従業員が同じ組織でなるべく長く働いてもらうためにも、従業員サーベイが導入されています。これは社内だけではなく、優秀な人材を外から流入させるためにも重要なツールです。従業員サーベイをやっているか否かで、大きく企業としての評価が分かれます。
従業員サーベイを端的に説明すると、組織の健全性や社員の満足度を測るための重要なツールと言えます。本記事では、企業が従業員サーベイを導入する目的、その具体的な方法、そして得られる効果について詳しく解説します。
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＜目次＞
従業員サーベイの基本概念
従業員サーベイとは、企業や組織が従業員の意見や感情を収集し、組織の運営に反映させるためのアンケート調査のことです。通常、年に一度または定期的に実施され、社員が匿名で回答できる形式が一般的です。この形式により、社員は自由に意見を述べることができ、正確なフィードバックが得られます。
従業員サーベイの目的は多岐にわたりますが、主には以下の3つが挙げられます。
従業員の満足度を把握する
これにより、従業員が現在の職場環境や仕事に対してどのように感じているかがわかります。従業員の満足度が低いまま放置していると、離職率が高くなるのは勿論のこと、業務パフォーマンスが落ちて業績の低下に繋がります。そういう意味で、最も大事にすべきサーベイとも言えます。
職場環境の問題点を特定
従業員サーベイを通じて、職場環境の改善が求められる具体的な点が明らかになります。現代の職場の悩みは主に人間関係ともいわれています。それくらい職場の環境に気を使わないと、従業員は自分を大切にされていないと思い、エンゲージメントが下がり、組織へのコミットがおろそかになってしまいます。そうならないためにも、職場環境や人間関係の問題点を洗い出すことも大事です。
従業員の意識やモチベーションを向上させるための施策を検討するための資料を得る
人の性質や感性の違いはあれど、同じ組織に所属する人間です。従業員に共通するモチベーション向上方法が見つかることもあります。そのためにも従業員サーベイを通して、従業員が何を求めており、何をモチベーションにすればパフォーマンスが向上するかを見つけることが可能です。組織の長期的繁栄のためには非常に大事なことです。
従業員サーベイで得るものは
従業員サーベイを実施する主な目的は、組織全体の健康状態を把握し、改善することです。具体的には以下のベネフィットを受け取ることができます。
1.従業員満足度の向上
社員が働きやすい環境を作るためのヒントを得ることができます。給与、福利厚生、職場環境など多岐にわたる質問項目から、現状の満足度を把握し、どのようにして組織を改善、改革していくかが明確になっていきます。
2.モチベーションの向上
社員のやる気やエンゲージメントの度合いを評価し、モチベーションを高めるための施策を検討することにつなげることができます。高いエンゲージメントは生産性の向上に直結するので、大きなパフォーマンス向上に寄与してくれますので、従業員サーベイを行い、モチベーション向上のための施策を必ず行えるように企画していきましょう。
3.離職率の低減
社員が不満に思っている点を特定し、改善することで離職率を低減させることができます。長期的に見ると、これは企業のコスト削減にも繋がります。また新しく入ってくる優秀な人材も辞めにくくなるので、コスト以上の対価を見込むことができます。
4.業務プロセスの向上
苦情や不満から見える業務プロセスの改善点を見つけ、それによって業務の効率化を図ります。現場の声は実際の業務に直結しているため非常に重要です。組織改善にも繋がっていき、利益の向上も目指せます。
5.戦略的な人事施策
従業員サーベイを通じて得られたデータを元に、戦略的な人事施策を行うことが可能です。具体的には、教育研修の必要性を把握したり、リーダーシップの育成に繋がるプログラムを設計することができます。これにより、社員一人ひとりが成長し、組織全体のパフォーマンスも向上します。
6.企業としての質の向上
組織文化の改善に直接結びつく点も見逃せません。従業員の声を大切にする姿勢が示されることで、会社全体のコミュニケーションが活性化し、企業風土がよりオープンで健康的なものへと進化します。
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従業員サーベイの具体的なやり方
従業員サーベイは大きく以下の流れで行われます。
1.サーベイの準備と計画
従業員サーベイを成功させるためには、しっかりとした準備と計画が欠かせません。まずは、サーベイの目的を明確にし、それに基づいて質問項目を設定します。質問項目は、従業員が答えやすく、かつ有益な情報を引き出せるように設計することが重要です。質問の内容は、満足度やエンゲージメント、職場環境、リーダーシップ、キャリア開発など多岐にわたることが考えられます。
例えば、エンゲージメントを測るためには「自分の仕事に満足していますか？」や「上司とのコミュニケーションは円滑ですか？」といった質問が効果的です。一方、キャリア開発に関する質問としては、「会社はあなたの成長をサポートしていますか？」や「キャリアパスについて明確な指導を受けていますか？」が含まれます。
次に、サーベイの実施期間を決定します。期間を短すぎると回答率が低くなる可能性があるため、十分な期間を設けることが大切です。通常は1週間から3週間が推奨されます。また、サーベイの実施タイミングも考慮しましょう。例えば、年末年始や繁忙期は避け、従業員が落ち着いて回答できる時期を選ぶと良いでしょう。このように準備と計画を緻密に行うことで、従業員サーベイの効果が最大化されます。
2.実施方法とツールの選定
従業員サーベイを実施する際には、適切なツールを選定することが重要です。現在では、多くのオンラインサーベイツールが提供されているため、組織のニーズに合ったものを選ぶことが求められます。ツールを選ぶ際のポイントとして、匿名性の確保、操作の簡便さ、データの分析機能などを考慮することが大切です。
例えば、Google FormsやSurveyMonkey、Typeformといったツールは手軽に利用でき、多くの機能を備えています。これらのツールを利用することで、従業員が自分のペースで回答でき、リアルタイムで集計結果を確認することができます。また、これらのツールはカスタマイズ性も高く、組織の特定のニーズに応じた質問形式を選択することができます。
オンラインサーベイツールを利用することで、従業員が場所や時間を問わずに回答できる環境が整います。また、結果を自動で集計する機能を持つツールであれば、分析作業も効率的に行えます。従業員にとっても回答の手間が少なく、回答率の向上につながります。
ただし、オンラインツールを使用する際には、従業員のプライバシーを尊重し、データのセキュリティも確保する必要があります。これにより、従業員が安心して本音を述べることができる環境が整い、信頼性の高いデータを収集することができます。
3.従業員への通知とフォローアップ
サーベイの実施前には、従業員に対して詳細な通知を行いましょう。通知の内容には、サーベイの目的、実施期間、回答方法、匿名性の保証などを含めることが重要です。従業員がサーベイの意義を理解し、安心して回答できる環境を整えることで、より正確なフィードバックが得られます。
通知はメールや社内掲示板、チームミーティングなど多様な方法で行うことができます。例えば、メールではわかりやすい言葉でポイントをまとめたり、よくある質問（FAQ）を添付することで、従業員の疑問を解消します。また、社内掲示板では視覚的に分かりやすく情報を提供し、社内の誰もが簡単にアクセスできるようにします。
また、サーベイの実施後には、結果のフィードバックやフォローアップが欠かせません。まずはサーベイ結果を適時に共有し、従業員が自分たちの意見が反映されていることを実感できるようにします。例えば、全体会議や社内報で概要を報告し、具体的な数値やコメントを交えて説明します。
その後、具体的な改善策やアクションプランを策定し、実行に移します。この際、従業員に対して進捗状況を定期的に報告し、透明性を持った対応を心がけることが大切です。これにより、従業員は自分たちの意見が真剣に取り扱われていると感じ、次回のサーベイでも積極的に参加する意欲が高まります。
4.データ分析と活用方法の探り
サーベイが終了したら、集まったデータを分析し、その結果を活用することが重要です。データの分析では、定量的なデータだけでなく、自由記述の意見やコメントも含めて全体像を把握します。多角的な視点から分析することで、より深い洞察を得ることができます。
例えば、定量的データとして、全体の満足度や各質問項目の平均スコア、セグメント別のフィードバックなどを算出します。一方、自由記述の意見については、共通のテーマや頻出するキーワードを抽出し、従業員が感じている具体的な課題や要望を特定します。
分析結果をもとに、具体的な改善策を計画し、実行に移しましょう。改善策は短期的なものから長期的なものまで、多岐にわたります。例えば、職場環境の改善には、オフィスのレイアウト変更や福利厚生の充実が考えられます。人材育成の強化には、トレーニングプログラムの導入やメンタリング制度の整備が挙げられます。また、コミュニケーションの活性化には、定期的なチームビルディングイベントやオープンドアポリシーの導入が有効です。
さらに、従業員サーベイの結果を経営戦略に反映させることで、組織全体の成長を促進することが可能です。例えば、エンゲージメントスコアが高い部門の成功事例を他部門に展開したり、フィードバックを基にした新たなプロジェクトを立ち上げるなど、戦略的な活用が期待されます。
従業員サーベイの代表的なものとして、エンゲージメントサーベイがあります。そちらについては過去に記事でまとめておりますので、ぜひご覧ください。
従業員サーベイの注意点と課題
従業員サーベイを実施する上で、他種類のサーベイと同じような注意点と課題もあります。まず、サーベイの質問項目が適切であることが非常に重要です。質問が曖昧だったり、多すぎたりすると、正確なフィードバックが得られなくなります。また、サーベイの頻度も考慮する必要があります。頻繁に行い過ぎると社員に負担を感じさせる可能性があるため、適切な間隔を保つことが大切です。
もう一つの課題は、サーベイ結果の活用です。得られたデータを適切に分析し、具体的なアクションプランを立てることが求められます。十分なフィードバックを得た後にも、実際の改善策が実行されないと社員の信頼を失うことになります。したがって、結果に基づく迅速かつ具体的な対応が不可欠です。
さらに、サーベイ結果の匿名性を守りつつ透明性を保持することも企業としての信頼性を向上させるために大切です。社員が安心して意見を述べられる環境作りを継続することで、より良いフィードバックが得られるでしょう。
従業員サーベイのまとめ
従業員サーベイの実施は、組織の健康状態を把握し、改善点を見つけるための重要な手段です。明確な目的を設定し、適切な質問項目とツールを選定することで、より有益なフィードバックを得ることができます。従業員への通知やフォローアップを丁寧に行い、集まったデータをしっかりと分析して活用することで、組織全体のエンゲージメントと生産性を向上させることができます。定期的な実施を心がけ、常に組織の改善に努めていくべきです。
従業員サーベイの大切なことを最後に二つだけお伝えします。それは他の種類のサーベイも同じですが、従業員サーベイ結果をそのまま放置しないこと、改善点を客観的に見つめなおすことです。従業員サーベイをしても効果が出ないと思う企業様もいらっしゃいますが、それはサーベイをもとにした具体的なアクションが従業員にとって全然見当違いだったことも多々あります。従業員の声をしっかりくみ取ること、その上で従業員が満足する改善策を講じることで、組織全体の長期的な成功へとつながります。
ここまで読んでいただいて、従業員サーベイをゼロから考えるのもめんどくさい、その重要と言われるアクションプランもどうすればいいかわからない、という声も出てくるはずです。もしよければ組織サーベイを提供する専門家に相談することもオススメします。勿論我々も喜んで皆さんのご相談をお受けします。従業員サーベイを導入したいと思うのでしたら、我々の提供する組織サーベイツールTeamInsightをぜひ選択肢に入れていただければと思います。
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